Grupo Cobendai es una compañía experta en el sector de automoción con más de 20 años de historia. Hoy en día está compuestos por 10 sucursales y 5 talleres oficiales en la comunidad de Madrid, ofreciendo marcas como Huyndai, Peugeot, Subaru y SsanYong.
Ofrecen, tanto a particulares, como empresas y autónomos, servicios de venta, alquiler o renting de vehículos a través de un servicio integral; que va desde el asesoramiento, reparación, recambios, seguro y financiación.
En este caso de uso te contamos cómo empezó un concesionario a automatizar sus operaciones administrativas y cómo podría continuar aprovechando la tecnología RPA.
Procesos administrativos automatizados en talleres con RPA
En el caso del Grupo Cobendai, el primer paso fue entender la serie de procesos que deseaban automatizar y evaluar si cumplía con los requisitos para que fuera un proceso replicable por robots.
El departamento de administración necesitaba automatizar la lectura de documentos de la orden de trabajo que sus compañeros de taller les hacían llegar. Y es aquí donde nos encontramos con el paso 2: optimizar el proceso.
Pedimos al equipo que nos explicara cómo llevaban este proceso y nos dimos cuenta que repetían 2 veces el trabajo de forma innecesaria: escaneaban el documento del taller cuando este había sido creado en su propio ERP, es decir, que esa información ya existía en su sistema.
Optimizar este proceso es fundamental ya que, cuando el taller finalizaba una orden de reparación que provenía de la aseguradora, se imprimía y se envía a administración.
De esta manera, optimizamos el flujo de trabajo y limpiamos todo paso que fuera innecesario, quedándose en que lo único necesario era el número de la orden.
Optimización de flujos de trabajo administrativos
Al estudiar detenidamente el flujo de acciones para conseguir, se comprobó que era mejor dividirlo en pequeñas tareas: un robot se encargaría de extraer los datos del ERP y otro robot introduciría los datos en la web de la aseguradora. Sí, como si fuera una cadena de montaje.
Por último, se introdujo un tercer robot cuya tarea era realizar una captura de pantalla de la resupuesta web de la asegurador y subir esa evidencia al gestor de documento del ERP de Cobendai.
Todo este proceso de desarrolló y se puso en marcha en cuestión de 20 horas y actualmente funciona en automático.
Ideas de automatización RPA en el departamento financiero para talleres y concesionarios.
- Automatización del Proceso de Cotización: Crear y enviar cotizaciones a los clientes de forma automática, basándose en las configuraciones y características solicitadas.
- Programación de Citas: Automatizar la programación de citas para los talleres, basándose en la disponibilidad y las preferencias del cliente.
- Solicitud y Gestión de Recambios: Automatizar la solicitud de piezas de repuesto, verificando el stock, generando pedidos y haciendo seguimiento del estado del envío.
- Conciliación Bancaria: Automatizar la conciliación de cuentas entre los pagos recibidos y los registros internos, para asegurar que todos los pagos han sido correctamente procesados.
- Validación de Documentación para Financiación: Automatizar la revisión y validación de la documentación de los clientes que solicitan financiación, reduciendo el tiempo de procesamiento.
- Gestión del Mantenimiento de la Flota: Automatizar el seguimiento del mantenimiento periódico de la flota de vehículos, generando alertas para revisiones y programando citas en los talleres.